สำนักงานหลังโควิท : How to Build an Office Post-Pandemic

สำนักงานหรือออฟฟิศเคยเป็นที่ๆ เราเคยใช้ชีวิตกว่า 60% ของวัน และหลังจากนี้ พื้นที่นี้คงจะไม่เหมือนเดิมอีกต่อไป

จากสถานการณ์โรคระบาดที่ทำให้เราต้องทำงานจากระยะไกล การทำงานที่บ้านกลายเป็นวิถีชีวิตหลัก ที่ผู้คนต่างมีความเห็นที่แตกต่างกันไป ถึงแม้ว่าหลายๆ บริษัทอาจมีการพิจารณาให้การทำงานที่บ้านกลายเป็นเรื่องปกติในอนาคต โรคระบาดนี้ก็ได้ทำให้บริษัทหลายแห่งเห็นความสำคัญของการมีออฟฟิศเพื่อเป็นพื้นที่สำหรับความคิดสร้างสรรค์ แบ่งปันความรู้และทำงานร่วมกัน

จะอย่างไรก็ดีการได้พบหน้ากันก็ยังคงเป็นส่วนหนึ่งของการสร้างความเชื่อมั่นและการสร้างความสมานสามัคคีในกลุ่ม ที่นำมาสู่ความคิดสสร้างสรรค์และ Team Work ในแบบที่การทำงานที่บ้านไม่สามารถสร้างได้

การทำงานจากระยะไกลทำให้กระแสของวิธีการทำงานแบบใหม่ๆ เช่น การทำงาน online และชั่วโมงการทำงานที่เหมาะสม กลายมาเป็นกระแสหลักที่ทุกคนมอง ว่าอะไรกันแน่ที่ผู้คนต้องการจากออฟฟิศ การทำงานและการสร้างความเชื่อมั่นในการทำงานสามารถทำได้อย่างไรบ้าง

ในขณะที่แนวคิดของออฟิศกำลังถูกรื้อขึ้นมาใหม่ควบคู่กับการเว้นระยะห่างอย่างเหมาะสม พื้นที่ออฟฟิศ หากปรับเปลี่ยนไปได้อย่างถูกต้อง ก็จะสามารถทำหน้าที่ของตนเองได้อย่างเต็มที่ในการสนับสนุนการทำงาน

ความหมายของคำว่าสำนักงานหรือออฟฟิศคือ “ห้อง ชุดห้อง หรืออาคารที่ใช้เป็นสถานที่ประกอบการค้า อาชีพ หรืองานราชการ” แต่แน่นอนว่าออฟฟิศมีความหมายมากกว่านั้นมาก

ที่ตั้ง การจัดวาง ขนาด ความสวยงาม บรรยากาศ และประสิทธิภาพของออฟฟิศนั้นล้วนมีผลอย่างมาก โดยธุรกิจแต่ละประเภท ก็ต้องการการผสมรวมที่ต่างกันของปัจจัยเปล่านี้ หากทำได้ดีแล้ว ออฟฟิศก็จะสามารถเป็นเครื่องมือหนึ่งในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ดึงดูดคนมีความสามารถให้อยู่กับบริษัทได้

ตามประวัติศาสตร์แล้ว ออฟฟิศนั้นเป็นเสมือนโรงงานที่ถูกทำซ้ำๆ สำหรับงานธุรการ แต่เมื่อธุรกิจในปัจจุบันได้เปลี่ยนไป ความต้องการของคนทำงาน ก็เปลี่ยนไปด้วย

ในช่วง 20 ปีแรกของศตวรรตที่ 21 เราเริ่มตระหนักถึงความสำคัญของสภาพแวดล้อมในการทำงาน แต่ก็ยังคงยึดถือหลักเดิมๆ เป็นส่วนมาก แต่การเริ่มต้นใหม่นี้กำลังจะเริ่มขึ้นในปี 2021

ดังนั้นแล้ว ออฟฟิศควรจะเป็นอย่างไร?

1. ที่ตั้ง

การเลือกที่ตั้งที่ถูกต้องนั้นเป็นสิ่งสำคัญ เพราะออฟฟิศที่ดีนั้นควรจะตั้งอยู่ในที่ๆ เดินทางได้สะดวก เชื่อมต่อกับกิจกรรมอื่นๆ ได้ง่าย เพื่อดึงดูดคนมีความสามารถ หลายๆ เมืองมีการสนับสนุนการพัฒนาแบบ Cluster (เกาะกลุ่ม) เพื่อให้ธุรกิจลักษณะใกล้เคียงกันรวมตัวอยู่ด้วยกัน ซึ่งทำให้การเข้าถึงข้อมูล เทคโนโลยีและพนักงานที่มีความสามารถเป็นไปได้ง่ายขึ้น และยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอีกด้วย

2. ความน่าดึงดูด

นอกจากที่ตั้งที่เข้าถึงได้ง่ายแล้ว ออฟฟิศหรืออาคารเอง ก็ควรจะน่าเยี่ยมชมด้วย คนเก่งๆ นั้นมักจะต้องการมากกว่าแค่สถานที่สำหรับทำงาน แต่ต้องการสถานที่สำหรับสื่อสาร หาและแชร์ไอเดีย รวมไปถึงพักผ่อนจิบกาแฟด้วย ดังนั้นแล้วออฟฟิศที่มีโต๊ะเรียงติดกันแบบไม่มีที่สิ้นสุด ไม่ว่าจะในยุคของการเว้นระยะห่างหรือไม่ ก็ไม่สามารถตอบสนองต่อความต้องการได้อีก ความน่าดึงดูดด้านอื่นๆ จึงเป็นส่วนสำคัญอย่างมาก

นอกจากนี้แล้วความคล่องตัว ก็ยังเป็นส่วนสำคัญ เหมือนกับบ้าน ที่เราต้องการสิ่งแวดล้อมที่ต่างกันสำหรับกิจกรรมที่ต่างกันออกไป นอกจากพื้นที่สำหรับทำงานโดยทั่วไปแล้วทีมยังต้องการที่ที่สามารถปรับเป็นพื้นที่สำหรับการทำงานร่วมกันได้ด้วย ออฟฟิศที่ดีที่สุดในทุกวันนี้นั้น มักจะมีการตกแต่งและบรรยากาศเหมือนร้านกาแฟเก๋ๆ หรือบ้านที่มีสไตล์

นายจ้างมักจะมีความคิดว่าพนักงานของตนจะ “ทำงาน” เมื่ออยู่ใน “ที่ทำงาน” เท่านั้น แต่เมื่อความคิดเหล่านั้นเริ่มเปลี่ยนแปลงไป และโรคระบาดนี้เได้เข้ามาซ้ำฆ่าความคิดแบบนี้ไปเกือบจะทั้งหมดแล้ว ทุกคนก็ยอมรับมากขึ้นว่า แต่ละบุคคลก็ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพในช่วงเวลาที่ต่างกันของวัน โดยเฉพาะผู้ที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ในงาน ดังนั้นแล้วการสร้างออฟฟิศที่สนับสนุนผลของการทำงาน มากกว่าการเฉพาะเจาะจงชั่วโมงการทำงานก็เป็นอีกหนึ่งในปัจจัยในการสร้างความน่าดึงดูให้กับคนเก่งๆ ที่อาจจะมีพันธะอื่นๆ เช่น การมีครอบครัว

3. ความเป็นอยู่ที่ดี

ทรัพย์สินที่มีค่ามากที่สุดขององค์กรก็คือบุคลากร และหากความเป็นอยู่ของคนเหล่านั้นถูกยึดเป็นหลักแล้ว การทำงานร่วมกัน ประสิทธิภาพการทำงานและผลกำไร ก็จะถูกเพิ่มพูนตามไปด้วย

การเข้าถึงแสงธรรมชาตินอกจากจะช่วยเรื่อง Vitamin D แล้วยังทำให้สภาพจิดใจสดใสขึ้นด้วย การออกแบบอาคารสามารถทำได้ด้วยการเพิ่มขนาดกระจก ลดความลึกของอาคาร ลดการแบ่งห้องทึบภายในแปลนอาคาร หรือการเจาะช่องแสงเพื่อรับแสงกลางอาคารและยังทำให้เกิดจุดสนใจไปพร้อมๆ กันก็เป็นกลยุทธ์ที่สามารถทำได้ การปลูกต้นไม้ภายในอาคารก็ยังช่วยเพิ่มความสดใสและช่วยเรื่องคุณภาพอากาศภายในอาคาร ร่วมกับการใช้ระบบกรองอากาศและระบบระบายอาการที่ดีด้วย

โต๊ะทำงานเองก็มีผลอย่างมากกับสุขภาพการทำงานและควรจัดให้ท่านั่งเป็นไปอย่างเหมาะสม เช่น โต๊ะที่สามารถปรับเป็นการทำงานแบบยืนได้ด้วย กำลังได้รับความนิยมอย่างมาก ซึ่งรัฐบาลของหลายๆ ประเทศก็ได้ให้ความสำคัญอย่างมากกับการจัดโต๊ะทำงานด้วยการออกกฏการจัดโต๊ะที่เหมาะสมด้วย แม้ว่าผู้ออกแบบคิดอุบายในการคงไว้ซึ่งการเว้นระยะห่างในสถานที่ทำงานที่จะต้องมีการทำไปอีกซักพัก แต่การเน้นพื้นที่ในการทำงานร่วมกันนั้นก็เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องนึกถึง

4. ความยืดหยุ่น

ความไม่แน่นอนระหว่างที่เกิดโรคระบาดนี้ น่าจะเป็นหนึ่งในสิ่งสำคัญที่จะปรับเปลี่ยนลักษณะของออฟฟิศรูปแบบใหม่ไปยังออฟฟิศที่มีความยืดหยุ่นมากขึ้น

นอกจากการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานของขององค์กรแล้ว ตัวออฟฟิศยังจะต้องมีความยืดหยุ่นเพื่อให้ปรับพื้นที่การใช้งานได้ด้วย โครงสร้างที่สามารถสร้างพื้นที่เปิดและพร้อมแบ่งออกเป็นพื้นที่เล็กๆ ด้วยผนังกั้นสามารถยืดอายุออฟฟิศได้มากขึ้นสำหรับการขยับขยายในอนาคตโดยไม่ต้องมีการทุบ หรือสร้างใหม่

อาคารที่เคยสูงที่สุดในโลกอย่าง Woolworth Building ที่ New York อาจจะเคยได้ชื่อว่าเป็น “Cathedral of Commerce” หรือ “มหาวิหารแห่งการค้า” แต่โครงสร้างตายตัวของอาคารทำให้พื้นที่ไม่สามารถปรับตามความต้องการของศตวรรตที่ 21 ได้อีกต่อไป ดังนั้นอาคารจึงต้องถูกปรับไปเป็นพื้นที่อยู่อาศัยแทน

การใช้พื้นที่ให้เป็นประโยชน์สูงสุดเป็นสิ่งสำคัญสำหรับกิจการและเจ้าของพื้นที่ แต่ผู้เชี่ยวชาญหลายท่านได้คาดการณ์ว่า เหตุการโรคระบาดนี้จะทำให้ความหนาแน่นของออฟฟิศลดลงและเกิดการย้ายจากออฟฟิศในอาคารสูงไปยังอาคารเตี้ยมากขึ้น ซึ่งขัดกับการการใช้พื้นที่เล็กๆ ให้เป็นประโยชน์สูงสุดที่การแชร์พื้นที่ในออฟฟิศแบบอาคารสูงนั้นมีประสิทธิภาพมาก อย่างไรก็ดี ในไม่กี่ปีที่ผ่านมานี้ ลักษณะที่น่าดึงดูดบางอย่างที่ออฟฟิศในอาคารเตี้ยมีก็ถูกดึงมาใส่ในอาคารสูงเช่นกัน

Quay Quarter ที่ Sydney ถูกแบ่งออกเป็นโซนเล็กๆ ในแนวตั้ง ที่ยังเชื่อมถึงกันได้ และสวนลอยฟ้านั้นสร้างความน่าดึงดูดและมุมพักผ่อนอันสงบใจกลางเมือง

Salesforce Tower ใน San Francisco ใช้หลักการออกแบบที่คล้ายกัน ท้าทาย Tech-Campus ทั้งหลาย

แม้ว่าปีที่ผ่านมานั้นจะมีความไม่แน่นอนมากมาย สิ่งที่ไม่เปลี่ยนแปลงก็คือความจริงที่ว่าการมีปฏิสัมพันธ์กันระหว่างมนุษย์นั้นสร้างความเชื่อมั่นระหว่างกันได้ ดังนั้นแล้วเหตุการณ์โรคระบาดในครั้งนี้ คงจะไม่สามารถทำลายวัฒนธรรม “ออฟฟิศ” ไปได้ แต่จะก่อให้เกิดพื้นที่การทำงานรูปแบบใหม่ ที่เข้าใจวัฒนธรรมและจิตวิทยาสมัยใหม่ เพื่อให้ออฟฟิศตอบสนองและเติมเต็มศักยภาพการทำงานได้อย่างเต็มที่มากขึ้น

ที่มา: https://www.theb1m.com/video/how-to-build-an-office-post-pandemic

This video and article were powered by Aviva Investors. To learn more about how to construct offices, download the free Aviva Investors white paper.